Kekurangan Sistem Manual Soal Perhitungan Gaji Karyawan

Kita semua mengenal istilah "slow and steady" yang seringkali digunakan dalam intensi menjangkau sesuatu dalam langkah yang pasti walaupun terbilang lambat. Untuk hal lain, istilah tersebut mungkin mampu diimplementasikan. Tetapi tidak untuk sistem penghitungan payroll. 

Di era keterbukaan terutama menghadapi industri digital atau yang lebih dikenal dengan internet of things, penggunaan teknologi informasi pada proses bisnis terutama untuk perhitungan gaji seperti menjadi keharusan.

Bagaimana tidak, di era industri digital ini persaingan dan proses bisnis akan semakin cepat dan tidak pasti. Hal ini disebabkan tren dan situasi budaya yang berubah dengan cepat karena akses informasi dan data yang semakin mudah diakses.

Tidak perlu muluk-muluk, penggunaan teknologi informasi bisa dimulai dari hal yang paling dasar dari sebuah perusahaan yaitu tata kelola SDM. Salah satunya melalui sistem otomatisasi perhitungan gaji.

Perhitungan gaji merupakan aktivitas operasional yang berulang sehingga membutuhkan otomatisasi agar perusahaan bisa lebih fokus ke hal-hal strategis lainnya.

Selain itu, menggunakan sistem manual pada perhitungan gaji juga memiliki beberapa kekurangan yang bisa menjadi butterfly effect atau efek kecil yang menjadi besar pada proses bisnis Anda kedepannya.

Lantas, apa saja kekurangan sistem manual dalam proses perhitungan gaji karyawan sehingga Anda bisa mempertimbangkan untuk beralih ke aplikasi gaji karyawan?

Data Tidak Terintegrasi

Kekurangan pertama dari sistem penggajian manual adalah data karyawan yang tidak terintegrasi. Dalam perhitungan gaji karyawan manual, biasanya data absensi, cuti, cicilan, atau kompensasi lainnya dicatat dalam dokumen yang berbeda. Banyaknya dokumen seperti ini memiliki risiko salah perhitungan gaji.

Memakan Waktu dan Biaya

Proses manual yang birokratis dengan dokumen aset yang berbeda membuat proses perhitungan gaji bisa memakan waktu yang tidak sedikit.

Dalam sebuah penelitian, perhitungan gaji bisa memakan waktu rata-rata hingga sebelas menit per-karyawan. Bayangkan jika Anda memiliki ratusan karyawan, pekerjaan HR hanya terus berfokus pada hal-hal repetitif.

Penelitian yang sama juga memaparkan jika perusahaan menggunakan aplikasi gaji setidaknya dapat menghemat waktu hingga 10 menit per-karyawan.

Selain memangkas waktu, penggunaan software perhitungan gaji juga bisa memangkas biaya yang dikeluarkan. Salah satu contohnya adalah masih banyak perusahaan secara tidak sadar kecolongan arus kas-nya karena lalai dalam perhitungan kompensasi, cicilan, dan juga kasbon karyawan.

Perhitungan yang Tidak Komprehensif

Aturan pemerintah terkait pajak, BPJS, atau THR sangat dinamis bahkan di masa pandemi, pemerintah sudah berkali-kali memperbarui ketiga elemen penggajian tersebut salah satunya adalah relaksasi.

Dinamika peraturan pemerintah ini juga seringkali menyulitkan personalia atau HR dalam menentukan rumusan perhitungan gaji apalagi jika dilakukan dengan sistem manual.

Berbeda jika Anda menggunakan sistem perhitungan gaji otomatis di mana penyesuaian aturan pemerintah terkait perpajakan, BPJS, atau THR bisa dilakukan dengan mudah.

Risiko Human Error

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, penggunaan software atau aplikasi perhitungan gaji menghindari adanya human error terutama dalam perhitungan gaji.

Selain perhitungan gaji, kesalahan yang sering dilakukan yaitu memperkirakan hari terakhir siklus penggajian, perhitungan lembur, perhitungan absensi, dan yang paling parah adalah pembayaran gaji tidak sesuai jabatan.

Dengan data HRIS terintegrasi, secara otomatis penggajian menyesuaikan dengan data karyawan yang tersimpan dalam sistem cloud. Hal ini sangat kecil kemungkinannya terjadi kesalahan misklasifikasi dalam penggajian.

Tidak Transparan

Slip gaji dan absensi adalah dua aspek penting terutama dalam rangka memenuhi hak sebagai karyawan.

Sistem penggajian manual yang birokratis membuat karyawan kesulitan mengakses informasi terkait hak yang wajib diberikan perusahaan kepada karyawannya.

Dengan sistem penggajian otomatis, Anda bisa memberikan transparansi terkait informasi slip gaji dan juga hak-hak lainnya seperti perubahan absensi, waktu lembur, jatah cuti, dan juga waktu pemberian THR.

Selain transparansi, dengan sistem perhitungan gaji karyawan otomatis, memungkinkan perusahaan bisa mengatur keluhan-keluhan karyawan dengan baik.

Menampung dan mengatur keluhan karyawan merupakan upaya perusahaan untuk meningkatkan employee engagement. Di mana semakin tinggi engagement karyawan, maka kemungkinan karyawan produktif dan loyal semakin besar.

Transisi ke sistem otomatisasi perhitungan gaji atau software payroll mampu memberikan kemudahan tak terbatas terutama dalam pengelolaan karyawan.

Sistem perhitungan gaji otomatis bukan hanya berfungsi sebagai alat perhitungan gaji namun lebih daripada itu, Anda juga bisa mengatur pengeluaran perusahaan seperti reimbursement, kasbon, pinjaman, dan juga pembayaran gaji.

Dengan software payroll yang terintegrasi, penerapan work from home menjadi lebih efisien. Penghitungan payroll menjadi lebih mudah dilengkapi koneksi otomatis ke fitur-fitur seperti absensi, pengajuan cuti dan lembur.

Anda bisa mendapatkan fitur terlengkap terkait perhitungan gaji hanya di Talenta, software as a service di bidang HRIS yang telah dipercaya banyak perusahaan untuk membantu mengelola SDM mereka.

Simak lengkap fitur Talenta hanya di situs resmi dan konsultasikan masalah tata kelola HR Anda bersama kami dengan mengakses free demo di sini!